Respectan apuvälineteknikko Petri Mäki ja Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueen fysioterapeutti Miia Pelander kohtaavat alueen julkisen sektorin apuvälineitä tarvitsevat asiakkaat Seinäjoen apuvälinekeskuksen yhteisvastaanotolla kahtena päivänä viikossa. Sen sijaan, että julkisen sektorin ammattilainen ja apuvälineyrityksen teknikko työskentelisivät tahoillaan täysin itsenäisesti ja erikseen, yhteisvastaanotolla saadaan yhdistettyä kahden eri ammattilaisen näkökulmat yhteen, kustannustehokkaasti ja asiakaskeskeisesti.
Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialue EPHVA palvelee yli 192 000 eteläpohjalaista asukasta, kaikkiaan Etelä-Pohjanmaan 18 kuntaa. Respecta toimii EPHVA:n sopimustuottajana lääkinnällisen kuntoutuksen apuvälineissä, kuten jalkineissa, pohjallisissa, ortooseissa ja proteeseissa. Alueen apuvälinekeskus sijaitsee Seinäjoella.
Respectan ja apuvälinekeskuksen välinen yhteisvastaanottotoiminta on malliesimerkki tiiviistä ja avoimesta toimintamallista sopimusyhteistyössä. Sujuvasta kumppanuudesta on etua niin apuvälineen käyttäjälle, sopimusorganisaatioille ja itse ammattilaisille. Kaikki ylimääräinen ja turha työ on minimoitu, jolloin kustannustehokkuus ja toimitusaika ovat huipussaan.
Tietyt ajankohdat viikosta ovat varattu erityyppisille asiakasryhmille ja apuvälinetarpeille. Esimerkiksi tiistai-iltapäivinä orientoidutaan pääasiassa yksilöllisiin ortoosiratkaisuihin eli kehon ulkoisiin tukiin. Kun vastaanotolla fokusoidutaan eri päivinä erityyppisiin teemoihin, tämä myös helpottaa syventymistä haastaviinkin case-tapauksiin.
Asiakasvastaanotolla arvioidaan, haastatellaan, tehdään tutkimuksia, mittauksia ja kirjauksia. Käynnin päätteeksi Respectan apuvälineteknikko saa arviossa tehdyn päätöksen asiakkaalle tehtävästä ratkaisusta sekä katsotaan sovitusaika. Tämä selkeyttää myös asiakkaan jatkoa apuvälineratkaisun osalta.
− Käytännössä me haastattelemme asiakasta ja tutkimme tilannetta hieman eri näkökulmista. Kun on kaksi ammattilaista, jotka tarkastelevat tapausta yhdessä, saadaan laajempi kokonaiskuva, Miia Pelander kertoo.
Nykyinen yhteisvastaanottomalli on ollut käytössä Seinäjoella noin yli 10 vuotta.
− Yhteisen toimintamallin alkuvaiheessa haettiin joustavampaa ja selkeämpää toimintamallia. Matkan varrella on aika ajoin hiottu ja sovittu toimintaa selkeämmäksi, läpinäkyvämmäksi ja päädytty nykyiseen toimintamalliin, joka on koettu kaikilta osa alueilta hyvin toimivaksi. Kummatkin osapuolet tuntevat vastuunsa, yhdessä pohditaan ja keskustellaan ratkaisusta, joka palvelisi asiakasta mahdollisimman hyvin, Pelander sanoo.
Hioutunut toiminta ja avoin viestintä kulmakivenä
Pitkän yhteistyön myötä sopimuskumppaneille on muodostunut tietynlainen koreografia. Vastaanotolla keskustellaan ja haastatellaan asiakasta yhdessä ja pyritään muodostamaan monipuolinen kuva asiakaan tarpeesta. Samalla kun Petri ottaa asiakkaasta mittoja, voi Miia keskittyä asiakaan tietojen kirjaamiseen. Vastaavasti kun Petri kirjaa tarvittavia mitanottotietoja ylös, voi Miia vielä käydä kokonaiskuvaa asiakkaan kanssa läpi.
− Koen tehtäväkseni tuoda vastaanottotilanteessa esiin sen, miltä ratkaisu käytännössä näyttää tai tuntuu, mitä sillä tavoitellaan. Pyritään varmistamaan, että asiakas tietää millaista ratkaisua ollaan toteuttamassa, kertoo Miia.
− Molemmat puhuvat apuvälinearviotilanteessa auki huomioitaan. Kun olemme saaneet käsityksen siitä, mitä tehdään, minä otan tarvittavia mittoja. Samalla Miia käy asiakkaan kanssa läpi, mitä tullaan tekemään, Petri kuvailee.
Lääkinnällisen kuntoutuksen apuvälineissä on aina kyse yksilöllisestä lähestymisestä ja toimintakyvyn haasteen ratkaisemisesta. Tilannetta helpottaa se, että on yhteistyökumppani, jonka kanssa mietitään sitä ratkaisua.
− Vastaanottotilanteessa vaihdamme ajatuksia ja pohdimme ääneen. Tällöin asiakas myös pääsee osaksi sitä ajatustenvaihtoa ja ymmärtää paremmin minkälaiseen ratkaisuun ollaan päätymässä, kommentoi Petri.
Mitä pidemmälle arviotilanteessa päästään kohti konkreettista ratkaisua, auttaa se kaikkia osapuolia ymmärtämään, onko suunniteltu apuväline käyttötarkoitukseen sopiva.
− Joskus sivuhuomiona voi tulla esiin vaikkapa jalkineasiakkaan selkäongelma, joka voi muuttaa ajatuksen jalkinevalinnasta. Kaikki lisätieto arjesta ja muista haasteita avaa tilannetta entisestään, Petri toteaa.
Pitkälle hioutunut yhteistyö näkyy myös kirjaamiseen käytettävillä valmiilla fraasipohjilla, jolloin viestintä on kirjallisestikin yhdenmukaista ja selkeää. Vastaanoton tyypillinen kesto pohjallisasiakkaille on 30 minuuttia, jalkineille ja ortooseille yksi tunti, mutta vaihtelua toki on. Yksilöllisissä ortoosiratkaisuissa yleensä vaaditaan vielä erillinen mitanottokäynti. Tässä ajassa ammattilaiset ehtivät tehdä työnsä niin pitkälle kuin mahdollista, mielellään siihen pisteeseen, että ratkaisu on muodostettu ja laitettu eteenpäin tilaukseen.
Apuvälineteknikko tukena minimoimassa hukkaa ja epäselvyyksiä
Respectan oman asiantuntijan läsnäolo voi sujuvoittaa päätöksentekoa ja prosessia. Kun päätökset tehdään siinä vastaanotolla, on koko prosessin läpimenoaika minimissään.
Itse apuvälineyksikön työntekijällä ei välttämättä ole sellaista erityisosaamista ja syvätietoutta ratkaisuista, mikä taas apuvälineteknikolla on oman työnsä kautta. Miia on itse mukana kaikissa ortoosisovituksissa mahdollisuuksien mukaan. Näin ollen hän näkee myös lopputuloksen ja oppii myös niistä.
Avoimesta, selkeästä viestinnästä ja yhteistyöstä on myös taloudellista hyötyä: minimoidaan soveltumattomien ratkaisujen tuottamista.
Käytössä olevan sopimuksen tuotteiden ja sopimushintojen selkeä määrittely sujuvoittaa kumppanuutta. Tässä apuvälineteknikko voi läsnäolollaan vähentää epäselvyyttä kysymystilanteissa ja tukea tuotevaihdoksissa.
− Silloin kun sopimustuotteet vaihtuvat ja on totuttu tietynmalliseen tuotteeseen, apuvälineteknikon tuntemus auttaa ymmärtämään sopivamman tuotteen entisen tilalle, molemmat toteavat.
Asiakkaan motivaatio myös ratkaisee
Usein hyvän ratkaisun löytämisessä auttaa se, jos asiakas pääsee jo varhaisessa vaiheessa testaamaan ratkaisua ja ammattilainen pääsee kertomaan välineen toimintaperiaatteesta. Esimerkiksi osasta hiilikuituisista peroneusortooseista on vastaanotolla sovitussettejä, joilla voidaan heti testata sovitettavan ratkaisun soveltuvuutta.
− Meillä on ollut aika iso onnistumisprosentti apuvälinevalintojen soveltuvuudesta käyttäjälle. Avoimesti kerron myös suoraan, jos en ole varma toimiiko ratkaisu käytännössä, Petri toteaa.
Kallein tuote on se, joka jää käyttämättä.
− Joskus on myös tilanteita, että asiakas ei halua käyttää apuvälinettä. Asiakkaan motivaatio ratkaisee apuvälineen todellisen käytön, Miia kertoo.
Välineen sopivuutta seurataan kontrolleilla. Jos asiakkaalla on maksusitoumus eri vuodenaikojen kenkiin, jaksotetaan jo asiakassuhteen alussa vastaanotot kausia ajatellen eteenpäin.
− Laadun näkökulmasta on hyvä myös nähdä vaivaa siinä hetkessä ja ajatella pidemmän päälle asiakkaan tilannetta, Miia sanoo.
Eväitä vuorovaikutukseen ja yhdessä kehittämiseen
Yksi hyödyllinen osa palveluntuottajan ja maksajan tiivistä toimintamallia on Respectan asiantuntijan tiedon ja ymmärryksen jakaminen sote-asiakkaan suuntaan, myös laajemmin hyvinvointialueella.
− Olemme sopimuskausien aikana vieneet tietoa ratkaisuista eteenpäin myös perustasolle, josta erikoissairaanhoidon puolelle tulee lähetteellä esimerkiksi ortoosiasiakkaita. Petri on ollut mukana kouluttamassa ja kasvattamassa käytännön ymmärrystä, jotta arviointia voidaan tehdä siellä tiedostaen mahdollisuudet. Järjestettyjen koulutusten myötä osapuolet tulevat tutuiksi, jolloin yhteydenottokin kysymystilanteessa helpottuu, kertoo Miia.
− Olen pyrkinyt lisäämään apuvälinekeskuksen työntekijöiden tietotaitoa yksilöllisten hiilikuituisten ortoosien osalta. Tämä helpottaa huomattavasti yhteistyötä apuvälinearvioissa. Seinäjoen apuvälinekeskuksessa onkin hyvä osaamistaso näiden tuotteiden osalta, lisäksi selkeä halu oppia niistä lisää tuo työstä mielekkäämpää, Petri kommentoi.
Petri pohtii myös, että aina pitää myös olla itsekin valmis oppimaan uutta. Yhteistyö on molemmille ammatillisesti merkityksellistä.
− Pyrin aina olemaan korvat auki. Yhteistyö on antanut paljon eväitä esimerkiksi vuorovaikutuksen ja yhdessä kehittämisen osalta.
− Meillä on samat intressit ja jatkuvasti viilataan toimintatapoja optimaaliseksi. Haluan myös haastaa itseäni koko ajan. Pitkän yhteistyön myötä töitä on helppo tehdä yhdessä: Ajatustenvaihdon kautta, on päässyt kasvattamaan omaa ymmärrystä mahdollisista ratkaisuista. Se on antoisaa. Myös joskus takapakit onnistumisen suhteen ovat opettaneet molempia siitä, miten jatkossa kannattaisi edetä tai miten saisimme yhdessä paremmin selville asiakkaille parhaiten soveltuvat apuvälineratkaisut, Miia pohtii.
”Kun on kaksi ammattilaista, jotka tarkastelevat tapausta yhdessä, saadaan laajempi kokonaiskuva.
|